W wielu firmach, w szczególności tych trochę większych, pracowniczymi sprawami zajmuje się odpowiedni dział, do którego zadań należeć będzie obsługa wszystkiego, co jest związane z pracownikami. Niezwykle ważne w czasie jego organizacji jest to, żeby skupić się bardziej na pracownikach, a nie ich aktach, gdyż ograniczenie działania tego działu jedynie do zarządzania dokumentacją z pewnością nie będzie właściwe.
Czasami występują sytuacje, że firmy rozrastają się tak szybko, że ich działy zajmujące się pracownikami mają problemy z nadążeniem z bieżącą obsługą. Gdy osoba, która takim działem zarządza nieodpowiednio zdecyduje co do jego funkcjonowania, to może się nagle okazać, że cała energia pójdzie tylko w kierunku płacowo-kadrowej administracji.
Nie jest to dobre rozwiązanie, bo wprawdzie wszystkie dokumenty będą w jak najlepszym stanie, lecz na takiej polityce mogą zacząć cierpieć różni pracownicy. Może być całkowicie pominięta sprawa zawodowych szkoleń, planów zawodowego rozwoju czy też systemu oceniania, a to ma duży wpływ na umiejętności i motywację zatrudnionych.
Dobrze zarządzany dział personalny powinien umieć odnaleźć równowagę między tym, co jest wymagane przez regulacje prawne, a tym, do czego w sumie został on stworzony. Bardzo istotna jest w takiej sytuacji osoba kierownika takiego działu, swoimi decyzjami wyznacza ona zakres obowiązków, jakimi zajmować się będą pracownicy.